في هذا الدرس سنتعرف على كيفية عمل نموذج حضور وانصراف الموظفين في برنامج Excel خطوة بخطوة .
تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين Excel
يمكنك تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين المستخدم في الشرح من خلال هذا الرابط :
https://www.mediafire.com/file/kvhfoejhxcm93j2/excel+attendance+sheet.xlsx
كتابة أسماء الموظفين والتواريخ وأيام الأسبوع
- قم بكتابة أسماء الموظفين في العمود الأول .
- قم بكتابة التواريخ في الصف الأول . فقط اكتب أول تاريخ ثم قم بالسحب ناحية اليسار حتى تصل إلى أخر تاريخ في الشهر .
- قم بكتابة أيام الأسبوع في الصف الثاني . فقط اكتب أول يوم ثم قم بالسحب ناحية اليسار حتى تصل إلى أخر يوم في الشهر .
كتابة حالة الحضور والغياب لكل موظف
يمكنك كتابة حالة الحضور والغياب لكل موظف يدويا , ولكن يفضل عمل قائمة منسدلة لإختيار حالة الحضور والغياب , لعمل ذلك تابع الخطوات التالية :
حدد كل الخلايا التي تريد عمل قائمة منسدلة بها , ثم اذهب إلى التبويب Data واضغط على Data Validation
سيظهر مربع الحوار Data Validation قم بعمل التالي :
- من القائمة المنسدلة Allow اختر List
- في مربع النص Source اكتب كل الحالات التي تريدها وافصل بينها عن طريق استخدام الفاصلة أو الفاصلة المنقوطة . في هذا المثال سنفترض أن هناك 4 حالات يمكن للمستخدم الإختيار منها وهي ( حضور - غياب - مرضي - عطلة ) .
- اضغط على زر OK
ملحوظة : يمكنك التعرف بالتفصيل على كيفية عمل قائمة منسدلة من خلال هذا الدرس : عمل قائمة منسدلة في Excel
الأن يمكنك اختيار حالة الحضور والغياب من القائمة المنسدلة بدلا من كتابتها يدويا .
حساب عدد أيام الحضور والغياب والمرضي والعطلة لكل موظف
لحساب عدد أيام الحضور سنستخدم دالة COUNTIF التي سترجع عدد الخلايا التي تحتوي على كلمة حضور في كل أيام الشهر لكل موظف .
ملحوظة :
- يمكنك التعرف بالتفصيل على دالة COUNTIF من خلال هذا الدرس : دالة COUNTIF
لحساب عدد أيام الغياب سنستخدم دالة COUNTIF التي سترجع عدد الخلايا التي تحتوي على كلمة غياب في كل أيام الشهر لكل موظف .
لحساب عدد أيام المرضي سنستخدم دالة COUNTIF التي سترجع عدد الخلايا التي تحتوي على كلمة مرضي في كل أيام الشهر لكل موظف .
لحساب عدد أيام العطلة سنستخدم دالة COUNTIF التي سترجع عدد الخلايا التي تحتوي على كلمة عطلة في كل أيام الشهر لكل موظف .
للتأكد من النتائج سنقوم بجمع أرقام الأربعة حالات ( حضور - غياب - مرضي - عطلة ) اذا حصلنا على رقم 30 ( عدد أيام الشهر ) بذلك ستكون حساباتنا صحيحة .
تثبيت أول عمود
يفضل تثبيت أول عمود ( اسم الموظف ) بحيث اذا تحركت ناحية اليسار يظل العمود الأول ثابتا لا يختفي ,لعمل ذلك اذهب إلى التبويب View ثم اضغط على Freeze Panes ثم Freeze First Column
بذلك سيظل العمود الأول ثابتا لا يختفى عند التحرك ناحية اليسار .
